Экономия на распечатках: принтер или ЦПМ?
Если внимательно посчитать, как ни странно, стоимость отпечатка офисных печатных устройств во много раз выше аналогичного показателя продукции высокоскоростных профессиональных печатных устройств, производительностью выше 50 копий/мин. Давайте разберемся, почему же такая большая разница между себестоимостью печати принтеров и цифровых печатных машин
Если внимательно посчитать, как ни странно, стоимость отпечатка офисных печатных устройств (без стоимости бумаги) во много раз выше аналогичного показателя продукции высокоскоростных профессиональных печатных устройств (выше 40 копий/мин). Давайте разберемся, почему же такая большая разница между себестоимостью печати принтеров и цифровых печатных машин (далее — ЦПМ)?
Так, себестоимость ч/б оттиска А4 разных принтеров находится в пределах 1,18 - 3,25 руб., а цветных распечаток 8,64 - 14,43 руб. В то же время себестоимость печати ч/б ЦПМ составляет менее 0,25 руб., а цветной машины — порядка
3 руб. за условный лист А4. Не говоря уже о множительных аппаратах типа «ризограф» с себестоимостью оттисков вообще 0,1 руб. при тиражах от 200 экз. (эти аппараты имеют свои ограничения, но эффективны для размножения нетребовательной по качеству печатной продукции тиражами от 100 экз.). Данные принтеров получены из «Яндекс.Маркета» путем деления средней стоимости оригинальных картриджей с тонером на их заявленный ресурс. А цифры для ЦПМ взяты из текущей статистики работы типографии НИУ ВШЭ, вооруженной различными моделями печатного оборудования (Canon, Koniсa Minolta, Ricoh, Kyocera и др.). Причем при расчете себестоимости этих ЦПМ учтена стоимость не только тонеров, но и сервисного обслуживания и затрат на быстроизнашиваемые запчасти. Кстати, профессиональное оборудование экономичнее еще и тем, что позволяет выигрывать и на бумаге. Так, если для принтеров и МФУ допускается только специальная офисная бумага, поставляемая в пачках по 500 листов, то профессиональные ЦПМ могут стабильно, без замятий и двойных листов печатать и на в полтора раза более дешевой бумаге, поставляемой в упаковках большого формата или паллетах. Производственный участок типографии ВШЭ, например, приобретает бумагу формата 90х64 см, из которых нарезает либо по четыре листа А3+, либо по девять листов А4 в зависимости от печатаемых тиражей.
Модели конкретных ЦПМ в таблице не приводятся во избежание лишней рекламы и потому, что себестоимость печати цифрового оборудования у всех основных брендов отличается не сильно. Справедливости ради следует сказать, что себестоимость печати принтеров можно немного снизить использованием «серых» тонеров и не санкционированной производителем оборудования заправкой их картриджей, но подобная практика может не только снизить стабильность и качество печати, но и ресурс самих принтеров. И в любом случае такая экономия не сильно меняет вышеназванную диспропорцию, но может вызвать неприятные последствия или просто неудобства, например, для крупных компаний и госучреждений.
Дополнительным аргументом в пользу ЦПМ является большая их функциональность. Оснащенные специализированным, производительным контроллером печати со встроенным RIP, они значительно быстрее готовят большие файлы к печати, могут самостоятельно выполнять спуск полос брошюр и книг. Современные ЦПМ могут включать финишные модули для сортировки, пробивки, фальцовки, сшивки, брошюровки, отделки и других функций. Главным же аргументом в пользу принтеров и МФУ обычно называется их более низкая цена и доступность. Но если стоимость оборудования разложить на время его жизни и рекомендуемую местную загрузку (см. табл. 1), то окажется, что «амортизация на каждый отпечатанный лист» у принтеров и ЦПМ примерно одинакова. То есть большая на два порядка цена ЦПМ полностью компенсируется большим в такой же степени объемом работы (ресурсом) машины. Остается, правда, вопрос, где взять стартовые инвестиции, но, думаю, что он решаем (при учете окупаемости проекта). Тем более что сегодня компании-производители и поставщики их продукции предлагают разные финансовые схемы типа лизинга для облегчения приобретения дорогостоящего оборудования.
Чтобы оценить масштабы экономии, представьте себе объем бумажной документации, циркулирующей во всех крупных государственных и частных компаниях. Если условно считать «потери» на принтерных распечатках при использовании офисных печатных устройств в размере 1 руб. на каждом ч/б и 7 руб. на цветном оттиске А4, то цифры экономии на централизованной (в рамках крыла, этажа или нескольких комнат в зданиях) печати на производительном оборудовании в России будут огромны. По информации из Союза бумажных оптовиков (СБО), объем торговли стандартной бумагой А3 и А4 в России составляет примерно 700 тыс. тонн, что в пересчете на А4 составит около 140 млрд условных листов А4. Если хотя бы 5% (пять процентов!) этого количества бумаги переправить с принтеров на ЦПМ, то экономический эффект в масштабах страны будет более 10 млрд руб. (с учетом двусторонней печати документов).
Возможные способы организации централизованной печати
Сложность перехода от печати на индивидуальных и сетевых (рассчитанных на небольшое количество пользователей, обычно находящихся в одной комнате) принтерах или МФУ к использованию серьезных ЦПМ заключается в следующих моментах:
- необходимость обеспечения достаточной загрузки ЦПМ;
- меньшая комфортность для пользователей;
- потеря оперативности при небольших объемах печати, трата времени сотрудников на ходьбу за распечатками;
- необходимость организации раздельного доступа к функциям ЦПМ и секретности продукции;
- сохранность оборудования и бумаги в его лотках.
Видится два способа организации централизованной системы печати внутри крупных организаций:
1. На базе специального печатного подразделения со своим штатом сотрудников (печатного центра, копировально-множительного участка, типографии и т.п.).
2. С помощью использования отдельно стоящих профессиональных печатных машин, работающих по системе самообслуживания.
Первый способ можно проиллюстрировать на базе хорошо знакомой мне типографии НИУ ВШЭ. Типография имеет 11 участков в различных зданиях университета по Москве, один из которых наиболее крупный и оснащенный (производственный), способен изготавливать серьезную печатную продукцию (в цвете, на мелованной бумаге, с брошюровкой, отделкой и т.п.), а остальные — только копируют ч/б листовую продукцию и сшивают ее на скрепку и пластиковую гребенку.
Макеты в типографию обычно направляются по электронной почте или приносятся, готовая продукция также забирается заказчиками самостоятельно в ближайших к ним копировально-множительных участках (КМУ) или доставляется из производственного участка с помощью автотранспортной службы вуза.
Типография принимает заказы от уполномоченных представителей подразделений заказчиков либо от любых других сотрудников ВШЭ, имеющих заявки, подписанные руководителями их подразделений. Рассматривается вопрос расширения доступа к типографий для всех сотрудников (по предъявлению ими пропуска или служебного удостоверения). Роль входных буферов в данном случае выполняют сотрудники типографии, обеспечивающие фильтрацию заказов и режим секретности готовой продукции. Они же просчитывают и регистрируют все заказы, оставляя вопрос оплаты за них введении Финансового Управления НИУ ВШЭ, которое в конце каждого квартала может собирать плату за печать с хозрасчетных подразделений вуза и отдельных сотрудников.
Если перейти к конкретным цифрам, то сейчас типография ВШЭ с штатом из 25 сотрудников печатает порядка 10 млн условных листов А4 в год (из которых треть — в цвете), и, при наличии полной загрузки круглый год, способна удвоить эти цифры. Таким образом, типография в среднем производит печатную продукции (включая ту, что недоступна принтерам) на 17 млн руб. (по рыночным ценам) в год плюс обеспечивает университету экономию на распечатках ч/б документов по приведенной выше методике порядка 7 млн руб. Общий же потенциал «экономии на распечатках» для университета можно увеличить еще на порядок при наращивании типографских мощностей и применении «административного ресурса» к подразделениям-заказчикам.
Несложный расчет показывает, что затраты на новое оборудование при его нормальной загрузке возвращаются всего за пару лет, а далее вуз будет получать прибыль или экономить на печати десятки миллионов рублей ежегодно. Конечно, для этого потребуется организовать внутреннюю работу учреждения таким образом, чтобы сотрудники вместо использования персональных принтеров как можно больше пользовались услугами типографии. Направляли бы туда в обязательном порядке печать объемных документов (например, содержащих более 200 страниц) или больших тиражей (копирования листов от 100 экземпляров). Со стороны типографии потребуется повысить оперативность выполнения работ и удобство взаимодействия с заказчиками (максимально использовать удаленный доступ через локальные сети или интернет), обеспечить эффективную систему регистрации, учета и доставки.
Второе решение предусматривает расположение профессиональных машин в общем доступе для большой группы пользователей и организацию отправки печатных заданий туда со всех рабочих мест организации, а возможно, также с домашних компьютеров и мобильных устройств сотрудников. Связь с ЦПМ может быть организована либо по локальной сети (проводной или по WiFi), либо через интернет. Не вдаваясь в технические подробности, скажем, что в последнем случае ЦПМ должна иметь уникальный веб-адрес, на который будут отправляться задания на печать, словно письма на электронную почту.
Сегодня прием заказов организуется с помощью систем web-to-print (прием заказов на печать через Интернет), работа с такой системой возможна и изнутри компании, и снаружи. И одним из дополнительных удобств, предоставляемых такими системами, является возможность заказа готовой продукции в нужном виде, например, можно отправить обычный документ Word и выбрать шаблон в виде брошюры нужного формата с нужным переплетом. Система может проверить файл на корректность, сама сформировать заказ для типографии и отследить его выполнение и доставку.
Безопасность
Готовую печатную продукцию сотрудники должны будут забирать самостоятельно с выводных лотков машин. Безопасность печатного оборудования и распечаток можно обеспечить расположением его в районе ресепшен, в зоне прямой видимости сотрудников охраны или с помощью записывающих камер наблюдения.
Все модели современных ЦПМ, как правило, сертифицированы в соответствии со стандартом безопасности ISO-15408EAL3 и могут оснащаться различными системами аудентификации пользователей, что позволит разграничить уровень доступа к всевозможным функциям цифровых машин для разных сотрудников учреждения и оградить секретную печатную продукцию от посторонних глаз. Это позволяет защитить информацию, то есть другой пользователь не сможет взять чужую распечатку.
Это может быть реализовано при помощи ввода пароля на дисплеях ЦПМ или использования индивидуальных карт доступа (магнитных, бесконтактных и др.) и соответствующих картридеров ЦПМ. При необходимости их даже можно оснастить системами биометрического контроля, например, сканерами отпечатков пальцев. Для удобства пользователей в качестве ID-карт доступа к ЦПМ можно разрешить использовать имеющиеся у сотрудников организации электронные пропуска, служебные удостоверения, кредитные карты, смартфоны и другие индивидуальные вещи.
С точки зрения безопасности документооборота такая система идентификации позволяет зарегистрированным пользователям получить ранее отправленные на печать документы на любом печатном устройстве, входящем в систему печати организации. При необходимости печать может осуществляться только в присутствии заказчика, и посторонние люди не смогут несанкционированно просмотреть или удалить его документы. В то же время несекретные документы можно печатать заранее и забирать готовые распечатки (после получения уведомления о готовности) в выделенных лотках ЦПМ, когда это будет удобно заказчику.
Подробное описание возможных технических решений удаленной централизованной печати — отдельная тема. Здесь лишь упомянем, что подобные решения давно существуют и распространены на Западе. В некоторых вузах, например, используются так называемые «стены самопечати», на которых студенты могут распечатать свои файлы с флеш-карт, смартфонов или облачных хранилищ, оплатив услугу с помощью кредитной карты.
Заключение
На, казалось бы, таком маловажном процессе, как распечатка бумажной документации, российские компании, предприятия и вузы могут значительно экономить свои ресурсы. Кроме этого, используя ЦПМ, есть возможность выпускать корпоративные журналы, не «золотыми» по цене. А учитывая, что сходный по масштабам вопрос обязательности двусторонней печати документации с целью экономии бумаги как-то рассматривался в Правительстве России, думаю, что и получаемая за счет централизованной печати экономия должна быть заметна на любом уровне. Особенно в кризис, когда все твердят о снижении доходов, импортозамещении и необходимости срочного подьема национальной промышленности и экономики. Думаю, что каждая такая идея должна оцениваться специалистами и внедряться в жизнь при наличии положительного эффекта.
Конечно, предложенная реформа потребует начальных затрат, как и любой инновационный проект, но в итоге она окупится и принесет большие дивиденды, как в финансовом выражении, так и в плане повышения качества и большего спектра получаемой печатной продукции.